يجب أن تكون المستندات باللغة اليابانية أو الإنجليزية (يجب إرفاق ترجمة إذا كانت بلغة أخرى).

• يجب تعبئة أبلكيشن المنحة أون لاين من خلال الموقع الرسمي للمنحة والموجود في نهاية المقال.
• تقديم صورة من صفحة البيانات في جواز السفر.
• للتقديم على الماجستير يجب تقديم شهادة البكالوريوس وبيان الدرجات Academic Transcripts، للتقديم على الدكتوراه يجب تقديم شهادة البكالوريوس والماجستير وبيان الدرجات.
• إثبات القبول في برنامج دراسي بأحد الجامعات اليابانية بشرط ان لا تقل مدة البرنامج عن 12 شهر، يتم تقديم مستندات مثل خطاب القبول أو شهادة التسجيل، وإذا لم تكن متاحة بحلول 30 أبريل 2025، قم بتقديم تاريخ التوفر المتوقع وتقديم المستندات بمجرد توفرها.
• C.V سيرة ذاتية تشمل التفاصيل الشخصية، المؤهلات التعليمية والخبرات العملية.
• Research Proposal مقترح البحث يجب أن تكون باللغة اليابانية  ويمكن إرفاق نسخة باللغة الإنجليزية للتوضيح مع استخدم النموذج المقدم  هنا مع شرح خطة البحث الخاصة بك، وكيف ستساهم في بلدك الأصلي، وإنجازاتك السابقة.
• Recommendation Letter رسالة توصية من مشرفك الأكاديمي الحالي أو السابق ويجب أن تقيم الرسالة أدائك الأكاديمي وشخصيتك وإمكاناتك، يمكن إرسال الرسالة مباشرة عبر البريد الإلكتروني إلى info@hisf.or.jp
• صورة للوجه، الحد الأقصى للحجم هو 500 كيلو بايت، ويجب أن يكون امتداد الملف .jpg أو .gif
• إجباري، مقطع فيديو مدته دقيقتان يتحدث فيه المتقدم عن خطته البحثية ، الحد الأقصى للحجم هو 1 جيجا بايت، يجب أن تكون المدة حتى دقيقتين، يجب أن يكون امتداد الملف .mp4 أو .mov، باللغة اليابانية أو الإنجليزية، ويجوز استخدام مواد العرض في الفيديو، ولكن يجب أن يكون وجه المتقدم واضحًا.
• إختياري، مقطع فيديو مدته ثلاثون ثانية يتحدث فيه المتقدم عن الترويج الذاتي (اختياري)،الحد الأقصى للحجم هو 1 جيجا بايت، المدة تصل إلى 30 ثانية، يجب أن يكون امتداد الملف .mp4 أو .mov.باللغة اليابانية أو الإنجليزية، يجب أن يتضمن الفيديو في المقام الأول المتقدمين وهم يتحدثون دون مواد العرض.